Wstęp

Mamy początek roku, więc to najlepszy moment by zacząć go planować. Twoje postanowienia noworoczne i plany nigdy się nie sprawdzą dopóki ich nie zapiszesz, nie usiądziesz nad nimi i nie zamienisz w realistyczne i mierzalne cele a nie puste postanowienia.

My, twórcy, ludzie kreatywni, żyjący jeszcze w paradygmacie romantycznego “natchnienia” często żyjemy z dnia na dzień, z projektu na projekt i rzadko kiedy planujemy. Uważamy, że planowanie zabije natchnienie. Nic bardziej mylnego, bo przecież tworzenie to tylko 10% natchnienia i aż 90% pracy!

Oto kilka porad, co zrobić, aby ten rok był bardziej twórczy i produktywny.

1. Podsumuj poprzedni rok

Aby pójść do przodu musisz spojrzeć wstecz na to co do tej pory udało ci się osiągnąć, wyciągnąć wnioski z porażek, ucieszyć się z osiągnięć i zobaczyć w jakim miejscu jesteś. Ta autorefleksja umożliwi ci wyznaczenie nowego planu, zmotywuje do wyznaczenia kolejnych celów. Jest to istotna sprawa dla tych, którzy chcą się rozwijać i zaplanować swój czas.

Doceń swoje sukcesy małe i duże. Koniecznie je zapisz i wyciągnij wnioski. Ja na przykład staram się pisać swój tygodnik – czyli opis tego co się wydarzyło w każdym mijającym tygodniu. Później mając każdy tydzień spisany łatwiej mi sobie przypomnieć, co wydarzyło się w ubiegłym miesiącu, kwartale, półroczu i wreszcie roku – ocenić, które decyzje były trafne, co udało się osiągnąć a czego nie. Jeśli jeszcze tego nie spisywałeś przejrzyj po prostu swój kalendarz, ale od tego roku zacznij prowadzić swój dziennik lub tygodnik właśnie.

Zweryfikuj swoje plany i cele z poprzedniego roku – co się udało a co nie? W jakim punkcie znajdujesz się w różnych miejscach swojego życia. Ja mam kilka takich obszarów, które po każdym minionym roku staram się przyjrzeć i opisać, są to: OSOBISTE, ZAWODOWE, SAMOROZWÓJ i DUCH, ZDROWIE, FINANSE. Możesz jednak wyznaczyć swoje własne. Przy każdym z tych obszarów określ mniej więcej jaki jest w nich postęp w skali od 1-10.

Spisz bilans zysków i strat z każdego z tych obszarów – w procentach określ ile w ubiegłym roku udało ci się osiągnąć.

Oceń swoje plany, decyzje i działania – niech to cię zainspiruje do wyznaczenia dalszego kierunku rozwoju każdego z tych obszarów. Określ pod jakim hasłem będzie ten kolejny rok, nad czym w nim będziesz pracował, na co kładł nacisk, do czego dążył.

2. Wyznacz cele SMART i nawyki

Kiedy już wiesz mniej więcej, w którym miejscu się znajdujesz możesz zacząć planować rozpoczynający się rok. Zawsze należy zaczynać od ogółu, aby przejść do szczegółu, czyli najpierw wyznacz cele roczne, potem podziel je na półroczne, kwartalne, miesięczne i na końcu tygodniowe.

Niektóre z nich mają wejść ci w krew – mają być powtarzalnymi nawykami, inne będą miały określoną datę wykonania i nie będą powtarzalne. Pamiętaj, że każdy nawyk kształtuje się minimum 30 dni np. od jutra będę biegał codziennie 20 minut.

Nie wszystkie cele i postanowienia są realizowane. Jeśli powiem sobie np.:
“Od Nowego roku schudnę” to prawdopodobnie nigdy tak się nie stanie. Nie jest to bowiem cel tylko puste postanowienie – nie ma w nim bowiem daty, nie jest ani szczegółowy ani mierzalny.

O prawdziwym celu możemy mówić dopiero wtedy kiedy jest konkretny, mierzalny i określony w czasie. Mówi o tym szerzej najlepsza metoda do wyznaczania celów, czyli określanie tzw. celów “SMART” (z ang. “Spryt”) – S, M, A, R i T to pierwsze litery określonych cech, które powinny mieć dobrze wyznaczone cele, które powinny być:

SKONKRETYZOWANE:

Cel, który wyznaczasz powinien zawierać konkret, być szczegółowy i precyzyjny, nic nie może pozostać w niedopowiedzeniu. Powinien odpowiadać na pytanie:

kto? co?
gdzie? czemu?

Innym słowy:

Co chcesz osiągnąć i po co?
Kto powinien zostać uwzględniony i dlaczego to jest cel?

Np. Napiszę scenariusz filmowy, pisząc 2 sceny dziennie…

MIERZALNE:

Miara jest ci potrzebna by wiedzieć, czy w pełni wykonałeś swój cel. Powinieneś określić wskaźniki ilościowe i kamienie milowe w drodze do realizacji celu. Ile? Jaki procent? Kiedy uznasz cel za wykonany? Jak go mierzyć?

Np. Napiszę scenariusz filmowy, pisząc 2 sceny dziennie.
Scenariusz będzie zawierał 40 scen i liczył około 90 stron.

ARCYWAŻNE^*:

Powinieneś stawiać sobie cele, które są dla ciebie istotne i pasują do ogólnej wizji tego do czego dążysz całościowo.

Zastanów się czy wyznaczany cel pasuje do ogólnych celów, czy jest ważny a nawet arcyważny? Ustal priorytety i pomijaj cele, które na ten moment nie są dla ciebie istotne, pomijaj nawet te ważne, zostawiaj tylko arcyważne 🙂 Koresponduje to z zaleceniem minimalizmu w działaniu wedle teorii Pareto, mówiącej, że tylko 20% naszych działań przynosi aż 80% efektów, by mieć tak naprawdę tylko “jedną rzecz”, tę najważniejszą, którą się zajmujemy, nie rozpraszać na inne (por. książki “Reguła 80/20” Richard’a Koch’a, “Esencjalista” Greg’a McKeown’a i “Jedna rzecz” Gary’ego Keller’a).

Napisanie, dlaczego ten cel jest arcyważny to dodatkowa motywacja do działania.

Np. Napiszę scenariusz filmowy, pisząc 2 sceny dziennie. Scenariusz będzie zawierał 40 scen i liczył około 90 stron. _Jest to dla mnie arcyważne, bo planuję zadebiutować filmem pełnometrażowym jeszcze przed 40-tką.

REALISTYCZNE

Zastanów się, czy wyznaczany cel jest realistyczny do osiągnięcia, czy nie jest jedynie fantazją i pustym marzeniem w stylu – chciałbym osiągnąć sławę lub mieszkać na księżycu… (choć w przypadku Elona Muska ten ostatni może się okazać realistyczny 😉

Przede by cel był realistyczny sprawdź, czy masz umiejętności, zasoby i narzędzia do jego osiągnięcia, czy aby na pewno będzie możliwy do realizacji w takiej mierze w jakiej go zakładasz. Czy masz aby na pewno czas, aby się nim zająć itd.

TERMINOWE

Stawiany cel musi być określony w czasie, bo inaczej mógłbyś go robić zarówno przez tydzień, rok, czy nawet kilka lat. Wyznaczenie realistycznego terminu to podstawa w określaniu celów. Zawierając umowę z samym sobą musisz wiedzieć do kiedy umawiasz się na jej realizację. Umawiaj się realistycznie, zakładając większy bufor czasowy – zazwyczaj realizacja zajmie dłużej niż myślisz – załóż to już teraz. Nie martw się, jeśli źle oszacujesz czas, umowy zawsze można aneksować, jednak stawiając cel koniecznie określ dla samego siebie termin jego wykonania.

Umów się też ze sobą na konkretne odstępy czasowe, w których będziesz sprawdzał stopień wykonania celu – możesz oznaczać procentowo swój postęp, aby wiedzieć w jakim miejscu jesteś.

Często pomocne jest wyznaczenie także kroków milowych tworzonego celu, czyli terminów pośrednich ważnych etapów jego realizacji. Rozbicie dużego celu na pomniejsze cele jakimi są kroki milowe właśnie pomaga w dążeniu do dojścia do celu – jest jak sukcesywne wspinanie się po kolejno wyznaczonych schodach.

Np. Napiszę scenariusz filmowy, pisząc 2 sceny dziennie. Scenariusz będzie zawierał 40 scen i liczył około 90 stron. Jest to dla mnie arcyważne, bo planuję zadebiutować filmem pełnometrażowym jeszcze przed 40-tką. _Jestem w stanie to zrobić wstając 2 godziny wcześniej niż zwykle
Scenariusz powstanie w 3 miesiące – do marca 2023. Połowę scenariusza napiszę w miesiąc, natomiast kolejną połowę za 2 miesiące, kiedy to powstanie pierwszy draft (wersja). Ostatni miesiąc kwartału, który założyłem na jego napisanie przeznaczę na poprawki, zmiany, kolejne wersje w tym finalną”

To tyle jeśli chodzi o wyznaczanie celów – jeśli chcesz łatwo i przyjemnie je zaplanować mogą Ci się przydać formatki, które przygotowałem, możesz pobrać je tutaj i zacząć wypełniać! Zapraszam:

3. Używaj metody GTD do zarządzania zadaniami

Jak już wyznaczysz cele przyporządkuj do nich konkretne zadania tzw. “taski” (z ang. task – zadanie). Do każdego z celów i ich tasków utwórz projekty, czyli listy zadań.

Każde zadanie, które przyjdzie Ci do głowy zapisuj najpierw na liście zadań przychodzących a dopiero potem przyporządkuj do projektów i określ czas potrzebny do jego wykonania oraz kiedy je wykonasz.

Najlepszą metodą do zarządzania zadaniami jest tzw. “GTD – Getting Things Done” Davida Allena, który opisał ją w bestsellerowej książce pod tym samym tytułem. Polega ona właśnie na zapisywaniu zadań i przyporządkowywania ich do konkretnych list kontekstowych jak np. “Wykonanie telefonów”, “Maile”, “Sprawy na mieście” lub projektów, którymi zazwyczaj są zaplanowane cele (lista zadań do nich).

Można to robić albo analogowo na kartkach z listami tych zadań albo na komputerze w Excelu albo korzystając z aplikacji mobilnych i webowych takich jak np. Nozbe Personal lub Nozbe Teams. Nozbe to najlepsza aplikacja jaką znam do zarządzania zadaniami według metody GTD. Korzystanie z tej aplikacji wraz z wyjaśnieniem podstawowych zasad tej metody najlepiej omawia założyciel Nozbe Michał Śliwiński tutaj (najlepiej obejrzeć wszystkie odcinki z tej playlisty:

Polecam aplikację Nozbe Personal szczególnie na początku przygody z GTD i głównie do zarządzania sobą, do współdzielenia zadań z innymi i zarządzania w grupie lepiej sprawdza się Nobze Teams. Używając mojego linka poniżej możesz wypróbować za darmo zarówno jeden jak i drugi wariant Nozbe – używając linka masz na to nawet 3 miesiące, zapraszam:

PODSUMOWANIE

Warto planować systematycznie, kiedy już zaplanujesz cały rok, zastanów się co będziesz robił w przyszłym i kolejnym, a nawet w ciągu 5 lat. Później rób sobie podsumowania tych planów i aktualizacje raz na kwartał, raz w miesiącu a nawet raz w tygodniu. Mając taką systematyczność stworzysz więcej twórczych projektów – natchnienie bowiem nie wystarczy – trzeba mieć plan! Powodzenia!

_{*Przy literce “A” często podaje się też cechy “ATRAKCYJNE” lub “AKTYWIZUJĄCE” – ja zdecydowałem się na nieco inne tłumaczenie ze względu na język angielski, w którym A oznacza ACHIEVABLE, czyli OSIĄGALNE zaś R – RELEVANT, czyli istotne – zamieniłem kolejność uznając, że Osiągalne to w zasadzie to samo co Realistyczne a Relevant zamiast Istotne przetłumaczyłem jako Arcyważne 🙂}